Какие документы необходимы ИП при выставлении клиенту счета на доработку сайта?

Добрый день, занимаюсь оказанием услуг по разработке сайтов для физ. лиц и организаций.

Я ИП на УСН, хочу окончательно разобраться в бумагах, какие обязательны а какие нет для обязательного хранения относительно налоговой.

Речь не идет о моей безопасности в плане взаимоотношений с клиентами. Речь идет об уменьшении бумажной волокиты с сохранением законных требований.

Обычно схема работы с клиентами состоит из следующих этапов:
1. Договор (бумажный с надписью Договор)
2. Приложения (Техническое задание, Смета, Календарный план)
3. Счет - предоплата
4. Счет - оплата
5. Акт

Данная схема применяется ко всем новым клиентам. Но в ходе длительного взаимоотношения с клиентами перестает быть необходимым заключать договора на каждый новый этап работ.

Отсюда возникает вопрос, если я отправляю клиенту счет на оплату, где в фактурной части написано: Доработка сайта - ххх руб.
Комментариев к платежу нет.
Клиент оплачивает данный счет, нужно ли для налоговой какое либо обоснование счета, акты, договора, дополнительные бумаги?

Спасибо.

Category: Подтверждающие документы

Comments

Добрый день!

Какие бы тесные у Вас с клиентом не сложились отношения, по любым суммам, которые Вы от него плоучаете, должно быть:

1. Документ, подтверждающий отношения между заказчиком и исполнителем. Т.е., из этого документа должно быть видно, что одна сторона заказывает определенные работы, а вторая сторона обязуется в такой-то срок и на таких-то условиях эти работы выполнить.
Когда отношения разовые, то иногда достаточно выставить счет на оплату с указанием основных условия заказа. Это будет считаться оферта, т.е. предложение к заключению сделки. Заказчик оплачивает счет и это будет означать акцепт, т.е. согласие на заключение сделки на условиях, изложенных в оферте (счете). По гражданскому законодательству в таком случае договор считается заключенным с момента акцепта (оплаты счета).
Но для серьезных отношений, особенно, многоэтапных, такая процедура заключения договора явно не подходит.
И тогда нужен договор, как документ, подписанный представителями двух сторон. А также все приложения к нему - спецификации, техническое задание, календарный (поэтапный) план, смета и т.п. Все приложения к договору являются неотъемлемыми частями этого договора. И хранятся вместе с ним.
Есть ситуация, когда договор продлевается (пролонгируется). Это делается подписанием дополнительного соглашения к договору.
Это удобнее, чем заключать новый договор - не надо повторять и обсуждать все нюансы договорных отношений. Остаются все условия старого договора, только немного модифицируются дополнительным соглашением. Поэтому допсоглашения, как правило, значительно короче, чем сам договор.
И совсем редкий случай - заключение договора на неопределенный срок и с неопределенными объемами работ.
Указываются общие условия, а конкретный объем расшифровывается в приложениях. Например, в дополнениях к техническому заданию. Где можно указать дополнительный объем, стоимость и сроки. По сути это будет дополнительное соглашение к договору.
Можно указать в договоре, что дополнительные объемы и условия их выполнения указываются в счете на оплату и вступают в силу после их оплаты заказчиком. В этом случае счет будет считаться чатью документов, подтверждающих договорные отношения (как допсоглашение). Но это подходит только при полной авансовой оплате. Если аванс не 100 %, то такая схема не подходит. Нужет дополнительный документ (дополнительное соглашение).

Какой объем документов будет у Вас с клиентом - решать Вам двоим. Но, всё, что ни будет подписано, как неотъемлемая часть договора, должно хранится (вместе с договором) столько, сколько длятся отношения по этому договору, плюс еще 4 года после завершения всех расчетов и отношений.

2. Документ, подтверждающий факт выполнения работ. Поскольку результат выполнения работ исполнитель обязан сдать, а заказчик принять, этот факт подтверждается Актом сдачи-приемки выполненных работ. Это основной документ, подтверждающий факт выполнения работ. И его нужно хранить не менее 4 лет после завершения налогового периода.
Но я советую хранить все Акты столько же, сколько хранятся документы по пункту 1.

3. Документы, подтверждающие оплату. Хранить нужно лишь те документы, которые подтверждают получения Вами оплаты от заказчиков платежные поручения, выписки из банка, приходные кассовые ордера.
Счета на оплату нужно хранить в обязательном порядке лишь в тех случаях, когда они считаются документами, подтверждающими договорные отношения (смотри пункт 1). В остальных случаях счета на оплату хранят только в тех случаях, когда это нужно по каким-то особым причинам. А тка, после их оплаты, они уже никому не нужны.

Успехов!

Какие документы необходимы ИП при выставлении клиенту счета на доработку сайта?

Comments

Explore More