Оформление компенсации расходов на ГСМ по автомобилю, находящемуся в аренде

Comments

• Добрый день.
  Расходы на ГСМ, как я поняла, несет арендодатель, но за счет арендатора?
  Может быть пойти по пути деления арендной платы на постоянную и переменную части (второй частью и станут затраты на ГСМ)?
  Тогда по сводным итогам путевых листов за месяц стороны будут подписывать доп. соглашение на утверждение переменной суммы и не понадобится отражать топливо в учете арендатора.
• Добрый день! Может я не поняла суть вопроса,но  я так понимаю заключен договор аренды автомобиля с сотрудником организации.
  Зачем Вам компенсировать расходы на ГСМ сотруднику?Пропишите в договоре аренды,что расходы по ГСМ несет организация-
  
  Далее:
  1.Организация -арендатор оплачивает топливо по безнал. или налич.расчету.
  2.Приказ на нормы расхода топлива у Вас,я поняла,есть
  3.Рассчитываете расход топлива ,согласно нормы и пробега
  4.Перерасход топлива удерживаете с водителя,если причина не обоснована.Если обоснована-принимаете в расходы.
  
  А уж если кто-то не предоставил чеки по заправкам-то проблемы не организации,а самого сотрудника.
• Здравствуйте! Т.е Вы предлагаете оформлять доп.соглашение на сумму компенсации расходов по ГСМ к договору аренды? Поняли меня правильно, расходы на ГСМ несет арендодатель(сам сотрудник использует автомобиль). Мы в договоре аренды предусмотрели арендную плату только. В доп.соглашении к договору аренды следует менять формулировки в договоре аренды или просто дополнить пункты о компенсации расходов? Я не юрист,по-этому уточняю этот момент.
  Да, Наталья Деркач, поняли правильно всё. Я тоже так рассчитывал провести.Но проблема в том, что чеков АЗС нет на всё количество топлива. Руководитель же сказал оплатить всю сумму на количество топлива по пробегу в путевых листах. В связи с чем и возник вопрос.
• Объясните руководителю,что компенсировать расходы без подтверждающих документов невозможно.
• Поддержу Наталью: можно в порядке исключения оплатить расходы при утере сотрудником чеков, но системой сделать это нельзя (даже при выделении переменной части в арендной плате её сумму нужно документально обосновать).
  Ну и странным, конечно, является недостаточность чеков (сотрудник наверняка ведь еще и по личным делам на автомобиле ездит - чеков как раз избыток должен бы быть). Мои водители, было дело, пытались еще и чужие чеки подсунуть, даже с топливом другой марки - видимо прямо на АЗС собирали или по своим знакомым.
• Цитата: Объясните руководителю,что компенсировать расходы без подтверждающих документов невозможно.

  Добрый день!
  
  Есть путевой лист автомобиля, там расписано сколько бензина он израсходовал. Директор пишет, что он потерял чеки АЗС и просит ему возместить бензин :-), если он еще и учредитель, то за счет чистой прибыли думаю есть возможность выплатить. Вот в частности что нашла на вашем же форуме:
  
  ПИСЬМО 
  МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РФ
  25 августа 2009 г.
  N 03-03-06/2/161 
  
  Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу документального подтверждения расходов и сообщает следующее. В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
  Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов".
  По нашему мнению, путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные вышеуказанным Приказом, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
  
  Заместитель директора
  Департамента налоговой 
  и таможенно-тарифной политики
  С.В.РАЗГУЛИН
  Принятие в расходы ГСМ по маршрутному листу
• Здравствуйте! Возник еще один вопрос по ходу обсуждения данной темы. Итоги: У меня должны быть путевые листы, отчет произвольной формы, чеки АЗС.Из отчета следует пробег автомобиля и количество топлива на этот пробег. Часть количества топлива подтверждена чеками АЗС, часть нет. В порядке исключения оплачиваем всю сумму.И возник вопрос, с той суммы которая не подтверждена чеками АЗС я должен удержать НДФЛ? И если будем составлять доп.соглашение на компенсацию ГСМ, я должен удерживать НДФЛ с суммы компенсации? 
  И в свете предыдущего ответа, поясните- при наличии путевых листов подтверждающих количество израсходованного бензина я могу принять всё количество на пробег по путевым листам, даже если нет чеков АЗС на часть количества бензина? Как-то для меня двояко звучит ответ Разгулина.
  По поводу отсутствия чеков АЗС, сотрудник пояснил что расплачивался платежной картой, но стандартного чека ККМ АЗС, где он заправлялся, не дали.
• Цитата: Здравствуйте! Возник еще один вопрос по ходу обсуждения данной темы. Итоги: У меня должны быть путевые листы, отчет произвольной формы, чеки АЗС.Из отчета следует пробег автомобиля и количество топлива на этот пробег. Часть количества топлива подтверждена чеками АЗС, часть нет. В порядке исключения оплачиваем всю сумму.И возник вопрос, с той суммы которая не подтверждена чеками АЗС я должен удержать НДФЛ? И если будем составлять доп.соглашение на компенсацию ГСМ, я должен удерживать НДФЛ с суммы компенсации?И в свете предыдущего ответа, поясните- при наличии путевых листов подтверждающих количество израсходованного бензина я могу принять всё количество на пробег по путевым листам, даже если нет чеков АЗС на часть количества бензина? Как-то для меня двояко звучит ответ Разгулина.

  вот еще почитайте:
  18.03.11 12:52Источник: Журнал "Семинар для бухгалтера"
  
  Компании могут не удерживать НДФЛ с суммы компенсации за использование автомобиля сотрудника. Такой положительный вывод сделали чиновники Министерства финансов сразу в письме от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-327.
  Министерство финансов подчеркнуло, что вся сумма компенсации, выплаченной работнику – владельцу автомобиля, не облагается НДФЛ. Этот вывод Минфин подкрепил ссылкой на пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.
  Для финансового ведомства мнение, изложенное в письме № 03-04-06/6-327, новая и достаточно смелая позиция. Раньше чиновники высказывались иначе. Буквально год назад финансовое ведомство рекомендовало учитывать при налогообложении НДФЛ нормы, которые установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Эти выводы есть в письме Минфина России от 3 декабря 2009 г. № 03-04-06-02/87.
  В последних же письмах Минфин высказался о том, что фактически не имеет значения, как размер компенсационной выплаты соотносится с нормой из постановления Правительства РФ № 92. Важно, чтобы размер компенсации был прописан в соглашении с сотрудником. Также необходимо документально подтвердить производственный характер расходов и их экономическую обоснованность.
  Причем для целей НДФЛ не имеет значения, является ли автомобиль собственностью работника компании или же он управляет им по доверенности. Но у работодателя должны быть документы, которые подтверждают принадлежность автомобиля сотруднику, а также расчеты компенсаций. Для подтверждения факта использования личного транспорта в служебных целях бухгалтерии лучше запросить у работника нотариально заверенную копию технического паспорта на автомобиль или доверенности. Нужно также организовать учет разъездов сотрудника, в том числе на основании путевых листов.
  Напомню, что компенсация может быть выплачена только тем работникам, работа которых носит разъездной характер. Тот факт, что работа носит разъездной характер, желательно зафиксировать в должностной инструкции работника. Компенсация выплачивается ежемесячно на основании приказа руководителя и зависит от интенсивности использования автомобиля в прошедшем месяце, его марки и объема двигателя. К приказу прикладываются соответствующие оправдательные документы: путевые листы, чеки на приобретение ГСМ, прохождения техобслуживания, ремонта автомобиля.
  Что делать
  Компании могут не удерживать НДФЛ с тех сумм, которыми компенсируют своим работникам использование их автомобилей. Об этом высказался Минфин России в письме от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-327. Причем не важно, каков размер компенсации. Но важно, чтобы она была предусмотрена в соглашении с сотрудником.
  Статья напечатана в журнале "Семинар для бухгалтера" № 3, 2011
  
  И еще НДФЛ начисляется на комп.ГСМ, если нет ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ Документ: Письмо Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243.
• Огромное спасибо за информацию по НДФЛ .Всегда читаешь по-новому в свете своего вопроса. Сейчас же хочу уточнить порядок своих действий. Договор аренды заключен. Приказ о норме расхода топлива на арендованный автомобиль издан.Сейчас работник предоставляет мне путевые листы и чеки ГСМ, составляет в произвольной форме отчет об использовании автомобиля. Всё это служит документальным подтверждением расчета компенсации за ГСМ. Составляем доп.соглашение к договору аренды и выплачиваем сумму компенсации. Сумма компенсации налогообложению не подлежит НДФЛ. Я всё правильно изложил? Я остановился на доп.соглашении к договору аренды, так как приобретение ГСМ на всё израсходованное количество чеками АЗС не подтверждено. А так будет только сумма компенсации за ГСМ(без количества бензина) подтвержденная доп.соглашением к договору. Расчет компенсации я думаю подтвержден полностью путевыми листами и частью чеков АЗС, которые подтверждают цену ГСМ.
• Цитата: Огромное спасибо за информацию по НДФЛ .Всегда читаешь по-новому в свете своего вопроса. Сейчас же хочу уточнить порядок своих действий. Договор аренды заключен. Приказ о норме расхода топлива на арендованный автомобиль издан.Сейчас работник предоставляет мне путевые листы и чеки ГСМ, составляет в произвольной форме отчет об использовании автомобиля. Всё это служит документальным подтверждением расчета компенсации за ГСМ. Составляем доп.соглашение к договору аренды и выплачиваем сумму компенсации. Сумма компенсации налогообложению не подлежит НДФЛ. Я всё правильно изложил? Я остановился на доп.соглашении к договору аренды, так как приобретение ГСМ на всё израсходованное количество чеками АЗС не подтверждено. А так будет только сумма компенсации за ГСМ(без количества бензина) подтвержденная доп.соглашением к договору. Расчет компенсации я думаю подтвержден полностью путевыми листами и частью чеков АЗС, которые подтверждают цену ГСМ.

  Вы по-сути компенсируете затраты на ГСМ, подтвержденные путевыми листами, там нет налогооблагаемой базы для НДФЛ. суммы не подтвержденные чеками спишите в расход чистой прибыли. думаю так меньше вопросов у налоговиков будет. Главное в договоре прописать, что расходы по ГСМ в полном объеме несет фирма
• Большое спасибо всем ответившим! Новые вопросы по этой теме я обсужу в новых темах со ссылкой на это обсуждение.